La causa di tutto il tuo stress è data da questo singolo fattore.

^{Tempo di lettura: 13 minuti e 13 secondi}

• 💬 Matrice di Eisenhower

• 🕓 Impara a suddividere il tuo tempo e dare priorità

• 🧠 Bias dell’Urgenza

Quando Steve Jobs ritornò alla guida di Apple nel 1997, dopo essere stato estromesso dall'azienda che aveva co-fondato, trovò una situazione caotica (come ora a dire il vero). Apple stava producendo una vasta gamma di prodotti, da computer desktop al nonno dell’iPad “Newton”, da server alla fotocamera.

C’era troppa roba, mancavano solo prodotti per la cura del corpo e giardinaggio e poi avevano fatto en plein.

Molti di questi prodotti non erano solo poco profittevoli, ma anche confondenti per i consumatori. La compagnia stava perdendo milioni di dollari ogni anno e rischiava il fallimento.

Jobs prese subito una decisione radicale: tagliare drasticamente il numero di prodotti offerti. Anche se sembrava una soluzione visionaria, non era altro che la regola numero 1 del Branding descritta da Al Reis l’anno prima nel suo libro “Focus”. 

Da un portafoglio che includeva dozzine di prodotti diversi, Jobs lo ridusse a soli quattro computer principali: due per il mercato dei consumatori e due per quello professionale. Questo non solo semplificò enormemente la linea di produzione, ma chiarì anche l'offerta ai consumatori, facilitando la scelta del prodotto giusto.

Il focus di Jobs non era solo su ciò che Apple avrebbe dovuto produrre, ma anche su come i prodotti sarebbero stati progettati. Era ossessionato dalla semplicità, sia in termini di estetica sia di funzionalità, un principio che guidò lo sviluppo del primo iMac. 

Lanciato nel 1998, l'iMac si distingueva non solo per le sue prestazioni, ma anche per il design innovativo e il colore vivace, diventando un simbolo dell'era Jobs e rivitalizzando l'immagine del marchio Apple.

Questa strategia di semplificazione e focus non solo salvò Apple dal possibile fallimento, ma pose le basi per alcuni dei futuri successi dell'azienda, come iPod, iPhone e iPad. 

La capacità di Jobs di prioritizzare ciò che realmente contava, eliminando il superfluo, trasformò Apple in una delle aziende più valorizzate e innovative al mondo.

Spesso la chiave per il successo non sta nell'aggiungere, ma nel saper togliere. 

Prioritizzare l'essenziale, concentrarsi sul core business e perfezionare la qualità sono principi che non solo trasformarono Apple, ma che possono cambiare la tua vita.

La Matrice di Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo che aiuta a priorizzare compiti e attività basandosi sulla loro urgenza e importanza. 

La matrice importante e urgente, comunemente nota come Matrice di Eisenhower, è stata attribuita a Dwight D. Eisenhower, il 34º Presidente degli Stati Uniti e un generale dell'esercito durante la Seconda Guerra Mondiale. Eisenhower è spesso citato per aver utilizzato questo principio per organizzare le sue attività quotidiane e le sue decisioni.

Eisenhower basava la sua gestione del tempo e delle priorità su un semplice quesito che aiutava a distinguere tra le attività urgenti e quelle importanti: "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante." Questo approccio è diventato un fondamento nella teoria della gestione del tempo e della produttività, aiutando molti professionisti a organizzare le loro priorità più efficacemente.

Sebbene Eisenhower sia riconosciuto per la promozione di questo concetto, è stato Stephen Covey, a popolarizzare la Matrice di Eisenhower come uno strumento di gestione del tempo nel contesto della leadership e dello sviluppo personale, autore del bestseller "The 7 Habits of Highly Effective People" ("Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci”) libro che puoi ritrovare con i concetti espressi in questa edizione del corriere della vendita QUI, Covey ha adattato l'idea di Eisenhower e l'ha resa uno degli strumenti centrali nel suo libro, presentandola come un metodo efficace per decidere su quali attività concentrarsi giornalmente.

Struttura della Matrice di Eisenhower

La matrice è divisa in quattro quadranti, ognuno rappresentante una combinazione di "urgente" e “importante":

Facciamo un passo indietro però, perchè ogni persona che leggerà questa newsletter penserà di sapere cosa significa importante e cosa urgente.

Ti garantisco che no.

IMPORTANTE: agg. [propriam., part. pres. di importare¹ ]. – 1. Di cosa, che per sé stessa o in rapporto a determinate circostanze, a determinati fini, è di gran conto o rilievo e deve essere tenuta nella dovuta e seria considerazione

_{Definizione: https://www.treccani.it/vocabolario/ricerca/importante/}

Se crea un impatto significativo allora è IMPORTANTE.

Un problema è importante? Si, perchè ti stressa. 

Una vacanza è importante? Si perchè ti rilassa.

Ogni cosa crea un impatto nella nostra vita da un certo punto di vista, quindi rischiamo di nuovo di perderci, dunque come vado a dare una gerarchia delle cose IMPORTANTI? 

Con l’urgenza.

URGENTE: urgènte agg. [dal lat. tardo urgens -entis, agg., propr. part. pres. di urgēre «urgere»]. – Che urge, pressante; che richiede pronta soluzione, o immediato interessamento, o che deve essere eseguito al più presto.

_{Definizione: https://www.treccani.it/vocabolario/ricerca/urgente/}

L’urgenza non ha a che vedere con l’importanza, ma solo con il tempo. Se sei sotto una scadenza allora è URGENTE e non smetterò mai di ripeterlo:

NESSUN TASK PARTE GIÀ URGENTE.

Se è già urgente urgentissimo guarda più urgente di cosi non si può, qualcuno non ha fatto ciò che doveva fare o ha perso tempo o non ha anticipato dei problemi o non ha saputo ammortizzare un imprevisto o non è riuscito a vederlo per tempo, insomma, qualcuno poteva accorgersene e non l’ha fatto.

Se stai pensando che sia impossibile prevedere un imprevisto ti do una cattiva notizia, si può, senza chiamare la maga Nascia:

"Il Prima Possibile"

"Il prima possibile", o in inglese ASAP (As Soon As Possible), è un termine talmente vago da poter significare qualunque cosa da "immediatamente" a "quando puoi". Questo termine può creare confusione e stress inutile, poiché non fornisce una scadenza chiara.

Te lo rispiego meglio: Il prima possibile non vuol dire un cazzo.

Ho provato a dirlo senza ricorrere al francese, ma mi spiace, è il modo più efficace che ho trovato.

Se un task non ha una scadenza con una data, non può essere preso in mano.

I Quadrante: Non Importante, Non Urgente

• Descrizione: TUTTO CIÒ CHE DEVE ESSERE RIMANDATO

• Esempi: Navigare sui social media, guardare la TV per ore.

• Ufficio: Attività come controllare compulsivamente le email senza una reale necessità.

• Vita privata: Guardare serie TV maratone senza un vero interesse o piacere.

• Conseguenze: Spesso definito come il quadrante delle "distrazioni". Abusare di questo quadrante può portare a procrastinazione e scarsa produttività.

II Quadrante: Urgente, Non Importante

• Descrizione: TUTTO CIÒ CHE DEVE ESSERE DELEGATO

• Esempi: Alcune chiamate telefoniche, la maggior parte delle email.

• Ufficio: Rispondere a richieste di clienti che non portano a vendite concrete o che possono essere delegate.

• Vita privata: qualsiasi richiesta fatta in momenti poco opportuni.

• Conseguenze: Gestire troppo spesso questi compiti può portare a stress e burnout senza realmente progredire verso gli obiettivi significativi.

III Quadrante: Importante, Urgente

• Descrizione: ATUTTO CIÒ CHE DEVE ESSERE FATTO

• Esempi: Scadenze imminenti, problemi dei clienti che richiedono una soluzione immediata.

• Ufficio: Concludere un contratto importante sotto la scadenza.

• Vita privata: Un incidente, guasti ecc.

• Conseguenze: Operare costantemente in questo quadrante può causare stress eccessivo. Tuttavia, queste attività non possono essere ignorate.

IV Quadrante: Importante, Non Urgente

• Descrizione:TUTTO CIÒ CHE DEVE ESSERE PIANIFICATO

• Esempi: Pianificazione strategica, formazione e sviluppo personale.

• Ufficio: Sviluppare relazioni con potenziali clienti di grande valore, studiare tendenze di mercato per anticipare cambiamenti.

• Vita privata: tutto ciò che ami fare e che ti rende felice o ti fa crescere.

• Conseguenze: Trascorrere il maggior tempo possibile in questo quadrante è ideale per un progresso sostenuto e significativo.

BIAS DI URGENZA

Eccoci qua con il nostro trappole quotidiano: Il "Bias di Urgenza" è un fenomeno psicologico che porta le persone a dare priorità a compiti o decisioni percepite come urgenti, spesso a scapito di quelli che sono realmente importanti ma meno urgenti. Questo bias è particolarmente rilevante in contesti di lavoro e gestione del tempo, dove la pressione costante delle scadenze e delle richieste immediate può distorcere il nostro processo decisionale.

Ricorda che “Quando tutto è urgente, nulla è urgente”

Origini e Implicazioni del Bias di Urgenza

Il Bias di Urgenza si radica nel nostro istinto di sopravvivenza; storicamente, rispondere rapidamente a minacce immediate poteva significare la differenza tra la vita e la morte. Anche se nelle moderne impostazioni lavorative le posta in gioco sono generalmente meno severe, questo antico riflesso rimane attivo, spingendoci a reagire a ciò che richiede una risposta immediata.

Che tradotto vuol dire: se vivi col pilota automatico inserito tutto il tempo, tenderai a valutare ogni cosa che ti viene detta come importantissima-ma-urgentissima-da-fare-perchè-il-capo-la-vuole-fatta-entro-mercoledì… scorso.

Non puoi immaginare quanto sia scomodo essere Veneto quando sento queste cose.

Questa tendenza è devastante ecco perchè:

• Negligenza delle priorità a lungo termine: compiti urgenti possono distogliere l'attenzione da obiettivi a lungo termine che richiedono un impegno prolungato e una pianificazione strategica.

• Stress e sovraccarico di lavoro: una costante focalizzazione su compiti urgenti può portare a stress, stanchezza e burnout, poiché le persone sentono di dover sempre "spegnere incendi" anziché procedere secondo un piano ben strutturato. Lo stress porta a malattie e a volte anche alla morte. Troppo duro? Mi spiace. È cosi lo stesso.

• Scarsa qualità del lavoro: la fretta nel completare compiti urgenti può compromettere la qualità del lavoro, con possibili errori e omissioni che richiederebbero successivamente molto più tempo per essere corretti. Se sei sotto stress pensi di lavorare meglio perchè aumenti l’attenzione, invece quella che chiami “attenzione” è solo paura. 

Vivere in perenne stato di ansia per le cose urgenti da fare porta anche ad un innalzamento del cortisolo, ma il problema è che quando percepiamo una minaccia, il nostro corpo scatena un antico istinto di sopravvivenza, noto come reazione di "lotta o fuga". Questa risposta innesca immediatamente la secrezione degli ormoni dello stress, come adrenalina e noradrenalina, che agiscono come una rapida "task force". 

Il cortisolo, un altro ormone dello stress, entra in gioco circa 20 minuti dopo l'inizio della situazione stressante.

Ecco una diapositiva realistica del cortisolo:

Effetti del cortisolo:

• Aumenta: la disponibilità di energia, la glicemia, la temperatura corporea, la pressione sanguigna, la frequenza respiratoria, e l'attenzione.

• Riduce: il dolore, le infiammazioni, e l'attività dei processi autoimmunitari.

Questa risposta ormonale è essenziale per la sopravvivenza immediata, preparando il corpo a reagire rapidamente alla minaccia. Tuttavia, una prolungata esposizione al cortisolo può avere effetti negativi sulla salute, sottolineando l'importanza di gestire efficacemente lo stress nella vita quotidiana. 

Questa tempistica è cruciale per una risposta allo stress ben regolata, consentendo al corpo di mobilizzare energia e mantenere l'omeostasi in risposta a potenziali minacce, ma anche per prepararsi a una risposta sostenuta se lo stress persiste.

Quindi si, la tigre può durare 1 giorno, 1 settimana e si perlamordidddio se è un periodo estremamente brutto anche 1 mese. Ma non si può vivere in urgenza e sotto stress una vita.

ah, il cortisolo fa anche ingrassare, se non fossero bastati i motivi precedenti.

Strategie di Mitigazione

Per contrastare il bias di urgenza, si possono adottare diverse strategie:

• Pianificazione e Prioritizzazione: Utilizzare strumenti come la Matrice di Eisenhower, che aiuta a distinguere tra compiti urgenti e importanti, può aiutare a mantenere la concentrazione sulle priorità a lungo termine.

• Tecnologia a Supporto: Impostare filtri e notifiche intelligenti per gestire le comunicazioni in entrata può ridurre l'interruzione costante e permettere di concentrarsi su compiti che richiedono maggiore attenzione.

• Definizione di Scadenze Realistiche: Valutare realisticamente quanto tempo è necessario per completare un compito di qualità e impostare scadenze di conseguenza può aiutare a ridurre la pressione inutile e il lavoro frettoloso.

Il problema del Quadrante IMPORTANTE - NON URGENTE

È il quadrante che salta per aria sempre. Ahimè.

sei stressato? Smetti di mangiare bene, non vai più ad allenarti, non prendi tempo per te, smetti di rilassarti o per senso di colpa non ti rilassi neanche quando puoi e via cosi…

A questo proposito ti racconto una storia.

Due boscaioli si sfidarono in una competizione per scoprire chi potesse abbattere più alberi entro la fine della giornata. Il primo era un boscaiolo esperto e di età avanzata, mentre il secondo era un giovane uomo più robusto, ansioso di dimostrare le proprie capacità.

Entrambi iniziarono a tagliare vigorosamente.

Dopo circa un'ora, l'uomo più esperto si fermò, si sedette per prendere una pausa e invitò l'altro a unirsi a lui.

Il giovane boscaiolo, più forte, rispose: "Ma neanche per sogno! Continuerò a tagliare e ti batterò."

"Come vuoi," disse il boscaiolo più anziano.

Questo schema si ripeté diverse volte durante il giorno. Di tanto in tanto, l'uomo esperto interrompeva il suo lavoro per riposarsi, mentre il giovane continuava imperterrito a tagliare.

Al termine della giornata, quando i due boscaioli confrontarono il numero di alberi abbattuti, il giovane e robusto boscaiolo rimase sbalordito nel scoprire che il boscaiolo più anziano, che si era concesso diverse pause, aveva tagliato una quantità significativamente maggiore di legna.

Esclamò incredulo: "Come è possibile? Hai trascorso molto meno tempo a tagliare rispetto a me. Sono più forte e non ho mai smesso di tagliare gli alberi. Qual è il tuo segreto?"

Il boscaiolo più anziano rispose: "Ogni volta che mi sedavo, affilavo la mia ascia."

Considera di utilizzare la Matrice di Eisenhower non solo per categorizzare compiti esistenti, ma anche come strumento di riflessione settimanale o mensile. 

Al termine di ogni settimana, spendi un momento per valutare dove hai trascorso la maggior parte del tuo tempo. Questo ti può aiutare a identificare se stai realmente investendo le tue energie nelle aree giuste o se sei costantemente trascinato in attività urgenti ma meno importanti. Questo uso riflessivo può trasformare la matrice da uno strumento di pianificazione a uno strumento strategico per il riallineamento delle tue priorità a lungo termine.

Utilizzando questo strumento con regolarità e intenzionalità, potrai non solo gestire meglio il tuo tempo ma anche orientare con maggiore chiarezza le tue azioni verso i tuoi obiettivi più significativi.

Gestione Comunicativa dei Quadranti

1. Non importante e non urgente: Comunicare chiaramente che queste attività possono essere eliminate o ridotte. È importante stabilire confini fermi per evitare distrazioni.

2. Urgente ma non importante: Delega efficacemente. Comunica le priorità e assicurati che chi prende in carico queste attività comprenda i tempi e le aspettative.

3. Importante e urgente: Comunica l'importanza e la necessità di azione immediata. Essere trasparente sul perché queste attività non possono essere ritardate è cruciale.

4. Importante ma non urgente: Questi compiti necessitano di una pianificazione proattiva. Comunicare l'importanza di queste attività attraverso il dialogo regolare e le revisioni per assicurare che ricevano l'attenzione adeguata nel tempo.

BONUS

1. Bilanciare flessibilità e rigidità: È fondamentale essere flessibili con i piani ma rigidi con le priorità. Questo significa adattare il tuo approccio in base alle circostanze mantenendo le priorità chiare.

2. Uso di "no" strategico: Imparare a dire "no" alle richieste che cadono nel quadrante "non importante e non urgente" può liberare significative risorse di tempo.

Abracadabra,

Jonathan

Ti è piaciuta questa edizione del Corriere della Vendita?

BOOK CLUB

First Things First - Stephen Covey

Stephen Covey è una rinomata autorità di leadership, esperto di famiglia, insegnante, consulente organizzativo e co-fondatore di FranklinCovey Co. È autore di numerosi bestseller internazionali, tra cui Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci, che ha venduto oltre 20 milioni di copie. . È stato nominato uno dei 25 americani più influenti dalla rivista TIME. Il dottor Covey detiene la cattedra presidenziale Jon M. Huntsman in Leadership presso la Huntsman School of Business della Utah State University.

MEME DEL CORRIERE DELLA VENDITA n.12

LE NEWSLETTER CHE POTREBBERO INTERESSARTI ⤵️