La frustrazione di essere poco produttivi. Ecco come azzerarla.

^{Tempo di lettura: 7 minuti e 45 secondi}

Nel corriere di questa settimana:

• ♾️ Effetto Zeigarnik: i task in sospeso

• 🧮 Usare l’Effetto Zeigarnik per la produttività

• ⏳ Tecnica dei 2 Minuti

Effetto Zeigarnik: Come Sfruttarlo per Migliorare la Produttività e l’Autostima

Hai mai sentito parlare dell'Effetto Zeigarnik? Forse no, ma ne sei preda ugualmente. 

Questo fenomeno psicologico, meno noto ma incredibilmente influente, descrive una tendenza umana fondamentale: ricordiamo meglio i compiti incompiuti rispetto a quelli completati.

Fermati un attimo e pensa: quante cose hai da fare? Probabilmente, la tua mente si affolla immediatamente di una lista interminabile di "dovrei". 

Dovresti buttare quelle vecchie cose nascoste in quell’angolo di garage, dovresti leggere quel libro che ti aspetta da mesi, dovresti sistemare quell'armadio che ti guarda accusatore ogni volta che passi. 

Da qui che arriva quel simpatico modo di raccontare quanto siamo occupati, che tu forse non hai mai detto, figurati, ma sicuramente qualche tuo amico…

“Guarda non me ne parlare…. HO MILLEEE COSE DA FARE MA MILLE DAVVERO OH MIO DIO MI SEMBRA DI MORIRE AIUTOOOOooOoOooooo…”

Questa è una narrazione tossica poiché siamo sempre più schiavi dell’idea che più siamo impegnati e meno ci rilassiamo, più valiamo come persone, ed è sempre più comune e frequente. Dunque occhio! Perché non finisce bene questa storia.

Questi MILLE compiti in sospeso, che sembrano urlare incessantemente nel retro della tua mente, sono tutti esempi dell'Effetto Zeigarnik in azione.

Ma c'è di più. Hai mai notato come ci siano giornate in cui, nonostante l'infinita lista di cose da fare, termini la serata con un'energia inesauribile, quasi incapace di addormentarti, avvolto in un senso di soddisfazione? 

E poi ci sono quelle giornate in cui, nonostante avessi solo tre piccoli compiti, ti ritrovi a fine giornata frustrato, sentendoti come se non avessi fatto nulla di significativo, completamente privo di energia.

Ti è mai successo? Sono sicuro di si.

Questo altalenarsi di stati emotivi può essere spiegato proprio dall'Effetto Zeigarnik. 

E non è tutto: pensa a quella canzoncina o quel motivetto che non riesci a toglierti dalla testa. Anche questo è un riflesso dell'Effetto Zeigarnik.

Lo stesso effetto avviene quando provi dei forti sentimenti per una persona e non riesci a smettere di pensarci.

Ecco degli esempi di canzoni che probabilmente non ti escono dalla mente dal 2005.

Clicca a tuo rischio e pericolo.

Come funziona questo procedimento te lo spiega questo video assolutamente scientifico:

È in inglese. Non si trova in italiano, ma puoi metterci i sottotitoli, è assolutamente accurato nella spiegazione dell’effetto Zeigarnik.

(Ti do anche la soluzione alla fine dell’articolo).

Origini dell'Effetto Zeigarnik

La psicologa Bluma Zeigarnik, sotto la guida del suo professore, lo psicologo gestaltiano Kurt Lewin (noto per le sue teorie sugli stili di leadership), ha studiato questo fenomeno partendo da un'osservazione apparentemente banale in un ristorante affollato.

Un cameriere riusciva a ricordare con precisione tutte le ordinazioni non ancora completate, mentre dimenticava quelle già servite e concluse.

Questo comportamento non è casuale. 

L'Effetto Zeigarnik suggerisce che la nostra mente è più incline a continuare e completare un'azione già iniziata piuttosto che iniziarne una da zero. 

Quando iniziamo un compito, si crea una sorta di tensione motivazionale che rimane insoddisfatta se l'attività viene interrotta. È come se un'energia rimanesse bloccata all'interno di quel compito, e l'unico modo per liberarla sia portarlo a termine.

Un compito interrotto non solo rimane impresso nella nostra memoria più a lungo e più profondamente di un'attività completata, ma lascia anche un senso di insoddisfazione. Questo può portare a una riduzione dell'auto-efficacia e dell'autostima, soprattutto se i compiti in sospeso si accumulano.

E come gli smartphone si scaricano prima se lasciate aperte 800 app, anche noi allo stesso modo, se abbiamo 800 pensieri tenderemo a stancarci e affaticarci prima.

Come Sfruttare l'Effetto Zeigarnik

La chiave per utilizzare l'Effetto Zeigarnik a nostro vantaggio sta nel ridurre l'attrito iniziale di un compito.

Una volta che iniziamo, grazie a questo effetto, saremo naturalmente più inclinati a portarlo a termine.

Questo approccio può essere particolarmente utile per concludere i task che abbiamo in sospeso. Alla fine, sentirsi da dio è una questione di completare ciò che abbiamo iniziato.

Ti è mai successo di “forzarti” ad iniziare un task e quando te ne sei accorto avevi ormai finito?

Ti è mai successo di dire “pulisco al volo queste due cosette”… e 10 minuti dopo stai pulendo ogni cosa in casa?

Dunque come tenere a bada questo effetto? Segnare tutto ciò che ti passa per la testa in un foglio, una nota, una chat, è un modo più che efficace.

Un po’ come il pensatoio di Silente.

La Soddisfazione di "Spuntare" dalla Lista

Quando completiamo un compito, piccolo o grande che sia, il nostro cervello segnala una vittoria. Ogni volta che "spuntiamo" qualcosa dalla nostra lista di cose da fare, proviamo un senso di realizzazione. 

Questo è dovuto in parte al rilascio di neuro-trasmettitori come la dopamina, che ci fanno sentire bene ogni volta che raggiungiamo un obiettivo.

In una giornata in cui completiamo molteplici compiti, questo effetto si moltiplica. Ogni piccola vittoria si somma, creando un senso complessivo di realizzazione e soddisfazione. È un po' come aggiungere tanti piccoli mattoni per costruire qualcosa di significativo; alla fine della giornata, possiamo guardare indietro a quello che abbiamo costruito e sentirci produttivi e realizzati.

In sostanza, quando hai una lista di cose da fare e spunti tutto il tuo cervello fa questo:

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

✅ FATTO

É come se in un certo qual modo la tua barra di avanzamento andasse avanti velocissima. Siccome completi mille piccoli task, la sensazione è di soddisfazione appunto grazie alla dopamina che viene rilasciata.

Contrasto con Giornate Meno Produttive

D'altra parte, nelle giornate in cui completiamo solo pochi compiti, potremmo non sperimentare lo stesso livello di gratificazione. Anche se i compiti completati fossero di grande importanza, la mancanza di quella frequente "dose" di soddisfazione può lasciarci con un senso di inadeguatezza o frustrazione.

Pensa a quando lavori a progetti enormi, e dopo magari 8 ore di lavoro intensissimo, di fatto, il tuo progetto va avanti di un misero 1%, ecco che tenderai a sentirti frustrato, demotivato e triste.

La tua barra di avanzamento ha fatto questo: 

Questo può essere ulteriormente esacerbato dall'Effetto Zeigarnik.

Se abbiamo molti compiti in sospeso, la loro presenza costante nella nostra mente può creare un senso di incompiutezza che oscura i successi della giornata. 

In altre parole, la nostra attenzione si focalizza su ciò che non abbiamo fatto, piuttosto che su ciò che abbiamo effettivamente completato.

La nostra società ti educa a vedere ciò che manca, ciò che sbagli e ciò che DOVRESTI migliorare. Buttandoti inevitabilmente in un circolo vizioso di sensazioni negative, colpa e inadeguatezza.

Devi migliorare qui…

Guarda quanti errori in questo file…

Queste operazioni le hai sbagliate, devi fare più pratica qua e la…

Ti manca una laurea / una qualifica / una lingua…

Sei troppo giovane ti manca esperienza…

Sei troppo vecchio ti devi aggiornare…

Hai mai sentito qualcosa del genere? Magari queste ti suonano più familiari:

Ho la pancia dovrei dimagrire…

Dovrei mettere su/giù più peso…

Non ho abbastanza soldi per…

Ecc..

Prenderne consapevolezza è già il primo passo per gestire meglio queste sensazioni.

Sfruttare l'Effetto Zeigarnik per Migliorare la Produttività

Sapendo che i compiti incompiuti rimangono nella nostra mente e possono influenzare il nostro umore e la nostra percezione della produttività, possiamo usare questo a nostro vantaggio. Invece di lasciare che i compiti in sospeso ci opprimano, possiamo:

• Iniziare con Piccoli Compiti: Iniziare la giornata con compiti rapidi e facilmente completabili può fornire un impulso immediato alla nostra sensazione di realizzazione e impostare il tono per il resto della giornata.

• Frammentare i Compiti Grandi: Spezzare i compiti più grandi in parti più piccole e gestibili può aiutare a ridurre l’overwhelming (sensazione di pressione dagli impegni) e a creare più opportunità per sperimentare la soddisfazione del completamento.

• Riconoscere Ogni Successo: Prendersi un momento per riconoscere e celebrare ogni compito completato può aiutare a mantenere alti i livelli di motivazione e soddisfazione.

In definitiva, comprendere e sfruttare l'Effetto Zeigarnik può trasformare il modo in cui affrontiamo i nostri compiti quotidiani. Ci permette di strutturare le nostre giornate in modo che ogni piccola vittoria ci avvicini a un senso più profondo di realizzazione e soddisfazione. 

Ricorda, ogni compito completato è un passo in più verso il successo, sia nelle piccole attività quotidiane che negli obiettivi a lungo termine.

Se vuoi iniziare a mettere in pratica tutto questo fallo con la famosa Tecnica dei 2 minuti di David Allen.

Come funziona la tecnica dei 2 minuti?

Ora ti mostro come anni e anni di lavoro su me stesso mi abbiano permesso di sviluppare il dono della sintesi, mettiti il casco.

Riassunto: Se una cosa richiede 2 minuti o meno, falla subito.

Non sottovalutarla, è tanto banale quanto efficace.

La Tecnica dei 2 Minuti di David Allen, parte integrante del suo metodo di gestione del tempo e della produttività "Getting Things Done" (GTD), si basa su diversi principi neurologici e psicologici fondamentali. Ecco alcuni dei più rilevanti:

• Riduzione del Carico Cognitivo: Il nostro cervello ha una capacità limitata di gestire informazioni e compiti contemporaneamente. Completando rapidamente le attività che richiedono meno di due minuti, riduciamo il carico cognitivo. Questo libera risorse mentali per concentrarsi su compiti più complessi e impegnativi.

• Incremento del Senso di Realizzazione: Completare anche piccoli compiti può rilasciare dopamina (eccola qua di nuovo), un neuro-trasmettitore associato al piacere e alla gratificazione. Questo rilascio crea un senso di soddisfazione e realizzazione, incentivando ulteriormente la produttività e la motivazione.

• Principio di Inerzia Psicologica: Secondo questo principio, una volta iniziato un compito, è più probabile che lo portiamo a termine. Iniziare con piccoli compiti (come quelli che richiedono meno di due minuti) può quindi fungere da trampolino di lancio per affrontare attività più grandi.

• Riduzione della Procrastinazione: La procrastinazione spesso deriva dalla percezione che un compito sia troppo grande o scoraggiante. Affrontare immediatamente compiti brevi e gestibili aiuta a evitare il rinvio e a mantenere un flusso di lavoro costante.

• Teoria del Flusso di Csikszentmihalyi (puoi pronunciarlo: asganawey tanto non lo hai letto comunque): Questa teoria suggerisce che le persone sono più felici e produttive quando sono in uno stato di "flusso", completamente immersi e concentrati in un'attività. Completare rapidamente piccoli compiti può aiutare a entrare in questo stato, specialmente se questi compiti sono parti di un progetto più grande.

• Incremento dell’Autoefficacia: La teoria dell’autoefficacia di Bandura sostiene che completare con successo un compito rafforza la nostra convinzione nelle nostre capacità. Anche piccoli successi possono aumentare l'autoefficacia, migliorando la fiducia nelle nostre capacità di gestire compiti più impegnativi.

• Effetto Zeigarnik: già spiegato qui sopra.

Ricollegando questi principi all'Effetto Zeigarnik, possiamo vedere come la Tecnica dei 2 Minuti di David Allen sia un potente strumento per sfruttare questo effetto a nostro vantaggio. 

Completando rapidamente i piccoli compiti, non solo riduciamo la tensione mentale dei compiti in sospeso, ma creiamo anche un ciclo positivo di realizzazione e motivazione. 

Questo approccio ci permette di affrontare con maggiore efficacia e fiducia i compiti più grandi e impegnativi, trasformando la nostra giornata lavorativa in una serie di successi continui.

In sintesi, combinando la Tecnica dei 2 Minuti con la comprensione dell'Effetto Zeigarnik, possiamo ottimizzare significativamente la nostra produttività. Questo ci permette di fare più cose in meno tempo, con meno stress e maggiore soddisfazione, sfruttando al meglio i principi di "Getting Things Done" per una gestione del tempo e delle abitudini più efficace e gratificante.

Gestione Efficace delle Attività di Vendita e di Lavoro

• Tecnica dei 2 Minuti: Questa tecnica può essere impiegata per gestire rapidamente le piccole attività quotidiane legate alle vendite, come rispondere a email brevi, aggiornare i dati dei clienti o programmare incontri. Completando queste attività immediatamente, i venditori riducono il carico cognitivo e liberano tempo per concentrarsi su compiti più importanti, come la chiusura di contratti o la strategia di vendita.

• Effetto Zeigarnik: I venditori possono sfruttare questo effetto per mantenere alta la loro attenzione su compiti incompiuti più significativi. Ad esempio, un venditore potrebbe lasciare un'attività di vendita importante in uno stato "incompleto"  fino alla conclusione della parte di postvendita o fino al termine della possibilità di “recesso” per mantenere alta la motivazione a completarla e/o continuare a lavorare su quel cliente riducendo cambi improvvisi e sfruttando la tendenza naturale del cervello a concentrarsi su compiti non finiti.

La domanda che puoi farti ogni volta che ti scende la motivazione nel fare qualcosa è questa:

Qual’è la cosa che posso fare ora, che aiuterà il me stesso di domani?

Per citare quel genio di Kanheman, venuto a mancare proprio 1 settimana fa: “La gente è molto sensibile alla pressione e alle sue conseguenze immediate. Gli effetti sul lungo periodo sono più astratti e più difficili da valutare. Pensiamo al riscaldamento globale: quando la minaccia sarà concreta nel tempo, sarà ormai tardi per reagire.”

Se gli effetti del Cambiamento climatico, del fumo, delle droghe, dei vizi, delle cattive abitudine fossero IMMEDIATI nessuno finirebbe dentro queste trappole, il punto è che le minacce sono cosi distanti che il nostro cervello non comprende gli effetti negativi sul tuo corpo da 80 enne, o sul nostro pianeta MA tra 50 anni.

Chiedersi: Qual’è la cosa che posso fare ora, che aiuterà il me stesso di domani? Avvicina il tuo futuro e il cervello vede davvero un vantaggio/svantaggio nel fare o non fare qualcosa.

Perché il “me stesso” di domani è ben definito, riconoscibile e quindi posso aiutarlo.

Dirsi “dovrei smettere di fumare perchè (sennò tra 50 anni FORSE) mi verrà il cancro”, non solo non funziona, ma probabilmente ti fa salire l’ansia e l’agitazione, portandoti a fumare una sigaretta per “rilassarti”.

Come creare e smontare le abitudini però te lo spiego nelle prossime uscite.

Tuttavia sono consapevole che sia conclamato che il fumo provoca cancro, ma di sicuro hai l’amico che ti dice “mia nonna fumava come un turco e ha vissuto 105 anni”.

Te lo devo spiegare che è un bias o siamo già d’accordo? In ogni caso, Bias di Sopravvivenza.

Sappi che quando qualcuno ti dice “Oh vez, se ce l’ho fatta io, ce la può fare chiunque” sta facendo leva su quel bias e ti sta di fatto manipolando la percezione della realtà.

Alla prossima!

Jonathan

Come hai trovato questa mail, ti è piaciuta? Scrivimelo, ti risponderò!

Ps. Se hai cliccato nel video delle pubblicità è facile che ora tu abbia uno di quei Jingle che ti giri in testa. Forzati a guardare tutta la pubblicità o ascoltare tutta la canzone fino in fondo. Questo ti libererà dal motivetto. Fammi sapere se ha funzionato anche con te ;)

BOOK CLUB

Detto, fatto! L'arte di fare bene le cose. Il metodo GTD.  di David Allen

Ognuno di noi si scontra ogni giorno con l'impossibilità di fare tutto e con l'inevitabile rischio di trascurare le cose importanti o di prendere le decisioni sbagliate. Come venirne a capo, senza sentirsi sopraffatti? Il metodo ideato da David Allen ci insegna ad aumentare la nostra capacità di organizzazione e a diminuire l'ansia. L'efficienza è infatti direttamente proporzionale alla calma e alla lucidità con cui affrontiamo i problemi. Passo dopo passo, il libro offre tutti gli strumenti per imparare a raccogliere le informazioni, e a esaminarle e valutarle per stabilire le priorità e portare a termine i compiti fondamentali, tenendo a bada stress, ansia e sensi di colpa e riprendendo il controllo della propria vita.

MEME DEL CORRIERE DELLA VENDITA n.6